Praxisbeispiele

KI-Telefonassistenz für KMU: echte Use Cases

So lösen wir typische Engpässe in Service & Vertrieb – mit sofort messbarem Nutzen.

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Was kann die Voice-KI?
  • Anrufe 24/7 annehmen & priorisieren
  • Termine buchen / verschieben
  • Leads qualifizieren & an CRM/Email senden
  • FAQ beantworten (Preise, Öffnungszeiten, etc.)
+30%mehr Terminshows*
−50%weniger verpasste Calls*
24/7Erreichbarkeit
*Erfahrungswerte aus Pilotkunden; Ergebnis je nach Betrieb

Branchen-Use-Cases

So setzt du KI-Telefonassistenz in der Praxis ein – mit konkreten Nutzen & Beispiel-Skripten.

Handwerksbetrieb – Sanitär/Elektro

Handwerker
Herausforderungen
  • Viele verpasste Anrufe während Einsätzen
  • Unklare Schadensinfos & Doppelanfragen
  • Terminchaos in Stoßzeiten
Lösung

KI nimmt Anrufe 24/7 an, fragt Schadensdetails strukturiert ab, vergibt Zeitfenster, schickt Zusammenfassung per E-Mail/CRM.

Vorteile
  • Weniger Rückrufe & Leerlauf
  • Besser vorbereitete Einsätze
  • Höhere Kundenzufriedenheit
Beispiel-Telefon-Skript 
„Willkommen bei Muster-Sanitär. Wie kann ich helfen? … Danke. Ich buche den frühesten Termin am Mittwoch zwischen 13–16 Uhr. Passt das? Ich sende Ihnen die Bestätigung per SMS.“
+20% Erstlösungsquote
−35% verpasste Calls

Friseursalon

Beauty/Salon
Herausforderungen
  • Anrufe während Behandlungen
  • No-Shows & kurzfristige Absagen
  • Preis-/Leistungsfragen
Lösung

KI bucht/verschiebt Termine, bestätigt per SMS/E-Mail, beantwortet Preisliste & Services, füllt Randzeiten.

Vorteile
  • Mehr Auslastung ohne Personalmehrung
  • Weniger No-Shows durch automatische Bestätigung
  • Konstanter Servicelevel
Beispiel-Telefon-Skript 
„Willkommen bei Salon Glanz. Für welchen Service möchten Sie buchen? … Super, ich habe Dienstag 10:30 frei. Ich sende eine Bestätigung per SMS.“
+15% Auslastung
−25% No-Shows

Arzt-/Therapiepraxis

Gesundheit
Herausforderungen
  • Wartezeiten am Telefon
  • Terminverschiebungen & Folgerezepte
  • Versicherungs-/Abrechnungsfragen
Lösung

KI triagiert Anrufe, vergibt Folgetermine, beantwortet Standardfragen (Öffnungszeiten, Hinweise), leitet Notfälle weiter.

Vorteile
  • Entlastete Rezeption
  • Stabile Erreichbarkeit
  • Mehr Zeit für Patienten
Beispiel-Telefon-Skript 
„Praxis Sonnental, guten Tag. Geht es um Termin, Rezept oder Befund? … Danke. Ich buche den nächsten verfügbaren Termin am Freitag 9:20 Uhr.“
−40% Wartezeit
+10% Patientenzufriedenheit

Restaurant & Delivery

Gastronomie
Herausforderungen
  • Reservierungsflut zu Stoßzeiten
  • Allergie-/Menüanfragen
  • Gruppenreservierungen
Lösung

KI nimmt Reservierungen/Änderungen an, informiert über Menüs/Allergene, bündelt Gruppenanfragen inkl. Anzahlungshinweis.

Vorteile
  • Mehr belegte Tische
  • Weniger Unterbrechungen im Service
  • Konsistente Infoqualität
Beispiel-Telefon-Skript 
„Ristorante Bella. Für wie viele Personen und wann? … Danke! Ich habe heute 19:45 Uhr frei. Sie erhalten sofort eine Bestätigung.“
+12% Tischbelegung
−30% Leitungsblockaden

Immobilienmakler

Immobilien
Herausforderungen
  • Lead-Flut auf Portalen
  • Qualifizierung (Budget, Timing, Lage)
  • Besichtigungstermine koordinieren
Lösung

KI qualifiziert Leads per Telefon, sortiert A/B/C, bucht Besichtigungen und sendet Exposés automatisiert per E-Mail.

Vorteile
  • Bessere Lead-Qualität
  • Schnellere Reaktionszeit
  • Höhere Abschlussquote
Beispiel-Telefon-Skript 
„Maklerbüro Nord. Interessieren Sie sich für Objekt XY? Welches Budget und ab wann planen Sie den Umzug? … Ich sende das Exposé per E-Mail und buche eine Besichtigung.“
+18% Conversion
−50% Kaltleads

Autohaus/Service

Automotive
Herausforderungen
  • Werkstatttermine & Rückrufe
  • Probefahrt-Anfragen
  • Teileverfügbarkeit
Lösung

KI vergibt/verschiebt Servicetermine, sammelt Fahrgestell-/Modellinfos, plant Probefahrten, beantwortet Standardfragen.

Vorteile
  • Weniger Rückruf-Staus
  • Schnellere Probefahrt-Buchung
  • Höhere Kundentreue
Beispiel-Telefon-Skript 
„Autohaus Müller. Geht es um Service, Probefahrt oder Teile? … Danke. Ich habe Donnerstag 14:10 Uhr. Ich sende die Bestätigung per E-Mail.“
+10% Werkstattauslastung
−20% Rückrufe

Treuhänder/Steuer

Beratung/Finance
Herausforderungen
  • Kapazitätsengpässe in Fristenzeiten
  • Wiederkehrende Fragen (Unterlagen, Fristen)
  • Erstgespräche & Qualifizierung
Lösung

KI sortiert Anrufe nach Thema/Dringlichkeit, bucht Erstgespräche, fragt Unterlagen an und sendet Checklisten.

Vorteile
  • Bessere Steuerung in Peak-Phasen
  • Mehr qualifizierte Erstgespräche
  • Höhere Mandantenzufriedenheit
Beispiel-Telefon-Skript 
„Treuhandbüro Alpha. Geht es um Buchhaltung, Lohn oder Steuererklärung? … Danke. Ich buche ein 20-min Erstgespräch am Dienstag 11:40 Uhr.“
+22% qual. Leads
−30% Rückfragen

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FAQ

Wie schnell sind wir startklar?

In der Regel in 1–3 Werktagen: Nummer anbinden/weiterleiten, FAQ & Terminregeln hinterlegen, Testanrufe – fertig.

Welche Systeme könnt ihr anbinden?

Kalender (Google/Microsoft), gängige Termin-Tools, E-Mail, Webhooks/CRM. Sag uns dein Setup – wir schlagen die beste Integration vor.

Ersetzt das meine Rezeption?

Nein – die KI übernimmt Routineanrufe, damit dein Team sich auf wertschöpferische Aufgaben fokussiert. Übergaben an Menschen sind jederzeit möglich.